Fra EPJ til effekt

Gevinstpakke for EPJ-løftet Innlandet

Et enkelt verktøy for å sikre at Aidn gir en bedre arbeidshverdag og bedre tjenester – ikke bare et nytt system.

1. Slik brukes pakken

Pakken følger innføringen i tre faser. Dere bruker bare det verktøyet som hører til fasen dere er i – resten kan vente.

1. Fase 1

   Før GO-LIVE

   Velg gevinster og planlegg endringene

   • Roller og ansvarHvem som eier gevinstene
   • GevinstbibliotekVelg 3–5 gevinster som betyr mest for dere
   • GevinstkartÉn workshop på 1–2 timer
   • GevinstkortEtt kort per gevinst, med eier
   • Slutte • begynne • fortsetteHva hver tjeneste skal gjøre annerledes

2. Fase 2

   De første 6 månedene

   Følg med på at ny praksis tas i bruk

   • Gevinstpulsen ↻15 minutter i ledermøtet, hver måned
   • Mini-A3Bare når noe står på rødt

3. Fase 3

   Etter 6 og 12 måneder

   Mål effekten og del det som virker

   • GevinstkortSammenlign med Aidns målinger
   • Regional gevinstbankDel minst én erfaring
   • Rapport6- og 12-månedersrapport til ledelsen

2. Roller og ansvar

Avklar dette før dere starter. Uten en navngitt eier for hver gevinst skjer det lite etter GO-LIVE.

Roller

Fyll inn hvem som har rollene hos dere. Nytteeier bør være en leder i linjen, ikke prosjektet.

Rolle	Ansvar	Bør normalt være	Hos oss
Nytteeier / gevinsteier	Har overordnet ansvar for at gevinsten realiseres og prioriterer nødvendige tiltak.	Leder i linjen
Prosjektleder / gevinstansvarlig	Fasiliterer, samler status og sikrer overgang fra prosjekt til drift.	Lokal prosjektorganisasjon
Avdelings-/tjenesteleder	Endrer praksis, følger Gevinstpulsen og iverksetter tiltak.	Linjeleder
Ansatte / superbrukere	Tar ny arbeidspraksis i bruk og melder hindringer og forbedringsforslag.	Tjenesten
EPJ-løftet Innlandet	Forvalter metode, maler, læring og regional gevinstbank.	Regionalt

Dette forplikter vi oss til

Et minimum ledelsen bør stille seg bak. Kryss av etter hvert som det er på plass.

• 3–5 prioriterte gevinster per kommune
• Én navngitt nytteeier/gevinsteier i linjen per gevinst
• Gevinstpulsen månedlig de første 6 månedene, deretter etter behov
• Aidns 6- og 12-månedersresultater behandles i kommunens ledelse
• Mini-A3 bare ved avvik eller manglende effekt
• Minst én erfaring deles til regional gevinstbank etter 6 og 12 måneder

3. Gevinstbibliotek

Biblioteket er en meny, ikke en sjekkliste. Kommunen velger de gevinstene som er viktigst lokalt. «Datakilde» viser hvor eksisterende målinger kan brukes. Nye lokale målinger skal bare etableres når de tilfører beslutningsverdi.

0 av maks 5 valgtValgte gevinster legges automatisk inn i Gevinstkart og Gevinstkort.

✓	Område	Mulig gevinst	Datakilde	Hva gevinsten betyr
	Tid og kapasitet	Mindre tid brukt på dokumentasjon	Aidn tid 0/6/12	Frigjort kapasitet brukes til pasientrettet arbeid eller andre prioriterte oppgaver.
	Tid og kapasitet	Mindre tid brukt på å finne relevant informasjon	Aidn tid + ev. enkel lokal kartlegging	Raskere tilgang til informasjon i arbeidsflyten.
	Tid og kapasitet	Mindre dobbeltregistrering	Lokal kartlegging / prosessgjennomgang	Registrere informasjon én gang der dette er mulig.
	Tid og kapasitet	Færre manuelle støtte- og skyggelister	Prosessgjennomgang	Avvikle unødvendige parallelle arbeidsflater.
	Medarbeider	Bedre opplevd brukervennlighet	Aidn brukervennlighet 0/6/12	Enklere og mer oversiktlig arbeidsdag.
	Medarbeider	Bedre mestring av EPJ i arbeidshverdagen	Aidn brukervennlighet + lokal puls ved behov	Ansatte opplever at systemet støtter oppgaven.
	Medarbeider	Mindre frustrasjon knyttet til EPJ	Aidn brukervennlighet	Redusert friksjon i arbeidsprosesser.
	Kvalitet	Mer enhetlig dokumentasjonspraksis	Journalrevisjon / faglig stikkprøve	Mer konsistent og strukturert dokumentasjon.
	Kvalitet	Bedre informasjonsflyt mellom tjenester	Avvik / prosessgjennomgang / lokal indikator	Riktig informasjon tilgjengelig i riktig arbeidsprosess.
	Kvalitet	Bedre kontinuitet i oppfølgingen	Eksisterende kvalitetsdata / lokal vurdering	Mindre avhengighet av muntlig eller personbåret informasjon.
	Pasientsikkerhet	Redusert risiko for feil på grunn av manglende/uklar informasjon	Eksisterende avvikssystem	Færre relevante avvik og tryggere beslutningsgrunnlag.
	Pasientsikkerhet	Bedre legemiddelrelatert arbeidsflyt	Eksisterende legemiddelavvik / faglig kontroll	Redusert risiko og færre manuelle omveier.
	Innbygger	Mindre behov for å gjenta informasjon	Lokal bruker-/tjenestekartlegging ved behov	Mer sammenhengende møte med tjenestene.
	Innbygger	Bedre involvering og oversikt der funksjonalitet støtter dette	Eksisterende brukerdata / lokal vurdering	Bedre medvirkning og informasjon.
	Økonomi	Reduserte kostnader til gammel EPJ og lokale tilleggsløsninger	Regnskap / avtaleoversikt	Faktisk kostnadsreduksjon når løsninger avvikles.
	Økonomi	Redusert overtid/innleie som følge av frigjort kapasitet	Lønn/turnusdata	Kun regnes som økonomisk gevinst dersom kostnaden faktisk reduseres.
	Teknologi og drift	Mindre lokal drift og vedlikehold av EPJ	IT-avdeling / driftsavtaler	Færre lokale servere, oppgraderinger og egne driftsoppgaver.
	Teknologi og drift	Færre systemer og pålogginger i arbeidsflyten	Systemoversikt / prosessgjennomgang	Ansatte veksler mellom færre separate løsninger.
	Teknologi og drift	Mer stabil elektronisk meldingsutveksling	Meldingsstatistikk / avvik	Færre feilede eller manuelle meldinger med fastlege, sykehus og andre.
	Teknologi og drift	Bedre tilgangsstyring og sporbarhet	Tilgangslogg / ROS / avvik	Riktig tilgang for riktig rolle, og enklere kontroll av oppslag.
	Teknologi og drift	Dokumentasjon på mobil enhet der tjenesten ytes	Bruksdata / enhetsoversikt	Mindre etterregistrering ved kontorpulten.
	Teknologi og drift	Nye funksjoner og oppdateringer uten egne oppgraderingsprosjekter	Leverandørens versjonsnotater / IT	Kommunen får forbedringer løpende med mindre egeninnsats.
	Styring	Bedre datagrunnlag for ledelse og forbedring	Eksisterende styringsdata	Data brukes aktivt i kvalitets- og forbedringsarbeid.
Egne gevinster Legg til gevinster som er viktige lokalt, men som ikke står i biblioteket.

+ Legg til egen gevinst

Tre typer gevinst

Verktøy 1Kommunens gevinstkart

NårFør innføringOmfangÉn workshop

Gevinstene du har valgt i Gevinstbiblioteket er fylt inn under «Forventet gevinst».

Bruk: 60–120 minutters workshop. Velg 3–5 prioriterte gevinster. Start med utfordringen i dagens arbeid – ikke med funksjonaliteten i systemet.

Utfordring i dag	Mulighet med Aidn	Hva må endres i praksis?	Forventet gevinst	Hvordan følger vi den?	Eier

Verktøy 2Gevinstkort

NårFør innføring · følges opp ved 6 og 12 mnd.↻ GjentasEtt per gevinst

Det lages ett kort for hver gevinst du har valgt i Gevinstbiblioteket.

Fyll ut ett kort per prioritert gevinst. Kortet er kommunens plan for hvordan gevinsten skal realiseres.

+ Legg til gevinstkort for neste gevinst

Verktøy 3Slutte • begynne • fortsette

NårFør eller rett etter GO-LIVE↻ GjentasÉn per tjeneste

Brukes tjenestevis før eller rett etter GO-LIVE. Gevinstene kommer først når praksis endres. Vær konkret: rutiner, lister, dobbeltregistrering, møteformer, dokumentasjonspraksis og lokale omveier.

+ Legg til neste tjeneste

Sjekkpunkt

• Hvilke gamle rutiner kan vi faktisk avvikle?
• Hvilke lokale lister eller skyggeløsninger må bort?
• Hva må leder følge opp for at ny praksis skal bli varig?
• Er det noe vi gjør i dag som Aidn ikke erstatter – og som derfor må videreføres?

Verktøy 4Gevinstpulsen

NårMånedlig i 6 mnd., deretter ved behov↻ GjentasÉn per møte

15 minutter i eksisterende leder-/avdelingsmøte. Målet er å oppdage hindringer tidlig. Ikke etabler et eget rapporteringsmøte.

Klikk på grønn, gul eller rød for hvert spørsmål.

+ Ny gevinstpuls (neste møte)

Kort logg

Dato	Status	Viktigste hindring	Tiltak	Ansvar/frist

+ Legg til rad i loggen

Verktøy 5Mini-A3 ved manglende gevinst

NårVed avvik eller uteblitt effekt↻ GjentasÉn per avvik

Bruk A3 når dere trenger å forstå hvorfor forventet effekt ikke kommer. Hold analysen på én side og test små, konkrete tiltak.

+ Ny Mini-A3

Verktøy 6Regional gevinstbank

NårEtter 6 og 12 mnd.↻ GjentasMinst én hver gang

En gevinstbank skal spre konkrete arbeidsmåter, ikke bare suksesshistorier. Registreringen bør kunne gjøres på fem minutter.

+ Legg til ny erfaring

10. Metodisk grunnlag

Pakken er bevisst forenklet, men bygger på etablerte prinsipper for nyttestyring og gevinstrealisering: sammenheng mellom behov, løsning, endrede arbeidsprosesser og nytte; tydelig ansvar i linjen; måling; aktiv oppfølging; og korrigerende tiltak når forventet effekt uteblir.

• Digitaliseringsdirektoratet – Prosjektveiviseren: Nyttestyring
  prosjektveiviseren.digdir.no/god-praksis-og-tilpasning/nyttestyring/273
• Digitaliseringsdirektoratet – Følge opp nyttevirkninger og iverksette tiltak
  prosjektveiviseren.digdir.no/prosjektfasene/folge-opp-nyttevirkninger-og-iverksette-tiltak/65
• Digitaliseringsdirektoratet – Roller i nyttestyring
  prosjektveiviseren.digdir.no/godt-vite/roller/80
• KS – Hvordan drive gevinstrealisering av velferdsteknologi?
  ks.no/fou-sok/2023/224008/
• KS – Gevinstarbeid som naturlig del av budsjett- og økonomiplanprosessen
  ks.no/fagomrader/innovasjon/innovasjonsverktoy/gevinstarbeid-som-naturlig-del-av-budsjett--og-okonomiplanprosessen/

Versjonsnotat

Versjon 1.0 er laget som et arbeidsutkast for EPJ-løftet Innlandet. Begrepet «nytteeier / gevinsteier» er brukt sammen for å være gjenkjennelig i kommunene, selv om nyere Prosjektveiviseren bruker «nytteeier». Aidns konkrete måleinstrumenter og indikatorer bør kobles inn når disse foreligger i endelig form.